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Assistant(e) de Direction et des Instances H/F

Mise à jour le 27 Décembre 2017
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Descriptif de la mission: 
 
L’Union Nationale France Alzheimer, association reconnue d’utilité publique depuis plus de 30 ans, soutient les personnes malades et leur famille, informe l’opinion et les pouvoirs publics, contribue aux progrès de la recherche, forme les bénévoles, les aidants et les professionnels de santé. 
Elle fédère environ 96 associations départementales à travers toute la France (métropole et DOM/TOM). Les effectifs permanents sont de 42 personnes. Le budget de l’Union nationale est d’environ 13 millions d’euros. Elle compte 100 000 donateurs et adhérents, et près de 2200 bénévoles. 
 
Sous la responsabilité du Directeur Délégué, vous participez au bon déroulement des Instances de l’Union, assistez le Président, le Directeur et la Responsable du suivi des Politiques Publiques en réalisant toutes les tâches inhérentes à la fonction. 
 
A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :
 
Gestion des Instances : 
 
► Préparer les Assemblées Générales, Conseil d’Administration, Bureau, congrès ; 
► Organiser la logistique des Instances de l’Association : réservations de salles, préparation des dossiers, etc. ;
► Rédiger les convocations aux différentes Instances, commissions et assurer le suivi des ordres du jour et des procès-verbaux ;
► Envoyer les procès-verbaux au Réseau ;
► Organiser les déplacements professionnels et établir les notes de frais des administrateurs ;
► Suivre, acheter et commander les consommables.
 
Gestion de l’activité secrétariat pour la Présidence :
 
► Gérer l’agenda (prise de rdv, réservations de salles, réception physique...) ;
► Organiser les réunions et déplacements ;
► Rédiger des courriers à la demande du/de la Président(e) ;
► Traiter les notes de frais ;
► Préparer les dossiers divers à la demande du/de la Président(e) ;
► Classer et archiver les documents relatifs à son activité ;
 
Assistance auprès du Directeur et de la Responsable du suivi des Politiques Publiques :
 
► Répondre à différents courriers et mails à la demande du Directeur ;
► Assurer le suivi des dossiers, rédiger les comptes rendus des réunions, élaborer des PowerPoint etc ;
► Assurer la circulation de l’information entre le Directeur et les différents services (Diffusion de notes, mails aux salariés à partir d’instructions manuscrites ou orales) ;
 
Politiques Publiques :  
 
► Mettre à jour et gérer l'organisation des fichiers contacts (gouvernement, parlement, institutions...) 
► Participer à l'organisation logistique des événements auxquels est associé le service politiques publiques 
► Assister la responsable des politiques publiques pour les campagnes de plaidoyer / démarches auprès des pouvoirs publics
 
Profil 
 
D’une formation Bac Pro Gestion-Administration ou BAC+2 type BTS Assistant Manager, vous justifiez idéalement d’une première expérience réussie de 2 ans sur un poste similaire.
 
Dynamique, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve), vous savez aussi bien travailler de manière autonome qu’en équipe et disposez de réelles qualités relationnelles et rédactionnelles. 
 
Une bonne maîtrise du pack office est également demandée. 
 
Informations complémentaires 
 
- Localisation : Paris 02 
- Statut : Agent de Maîtrise
- Type de contrat : CDI 
- Disponibilité prise de poste : 1er trimestre 2017
 
Contact pour le recrutement : Mathilde MARTIN – Gestionnaire RH et Paie
Par Courrier : 
Union Nationale France Alzheimer
Service Ressources Humaines – Mathilde MARTIN 
21 Boulevard Montmartre 
75002 PARIS
 
 
 
Service concerné par l'offre: 
Standard
Type de contrat: 
CDI
Date limite de candidature: 
Dès que possible
Date de prise de poste: 
1er trimestre 2017

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